Back-Office چیست ؟
Back-Office (بک آفیس) یا پشت صحنه سازمانی ، در معنای عام خود به فناوریها، خدمات و منابع انسانی مورد نیاز برای اداره یک سازمان گفته می‌شود. تمام سیستم‌های مرتبط با امور آی تی داخلی سازمان، واحدهای منابع انسانی و حسابداری جزو پشت صحنه سازمان به شمار می‌رود و بک آفیس نامیده می‌شود . بهبود Back-Office از نکات کلیدی در کسب و کارهای امروزی است .
سیستم‌های کامپیوتری بک‌آفیس نرم‌افزارهایی هستند که به طور خودکار همه فرایندهای اداری یک کسب و کار را انجام می‌دهند. یک سیستم بک آفیس می‌تواند تمام معاملات خرید و فروش را ثبت کند، موجودی انبار را طبق سفارش‌ها به روزرسانی کند و همه فاکتورها و رسیدهای لازم را تولید کند. سیستم‌های بک آفیس در مقابل سیستم‌های جلوی صحنه سازمانی یا (front office) قرار می‌گیرند. به عنوان مثال نرم‌افزاری که یک مشتری با آن به یک شرکت سفارش محصول می‌دهد یک برنامه (front office) است، اما سیستمی که شرکت با آن به تولیدکننده سفارش محصول می‌دهد نرم‌افزار بک آفیس است.
در ادامه با ذکر مثال از سایت های تجاری و فروشگاهی موفق ، توصیه ها و ترفند هایی را برای بهبود Back-Office کسب و کار شما ارائه داده ایم .
یک : ایجاد واحد ارتباط با مشتریان
مثلا شرکت FORGE را در نظر بگیرید . زمینه فعالیتی این شرکت طراحی سه بعدی و پرینت و اسکن است . این شرکت مشتریان خود را تشویق می کند که از طریق سایت به صورت آنلاین به ثبت سفارشات خود بپردازند . متاسفانه FORGE برای کنترل و رفع و رجوع سفارشات به شکلی سریع به مشکل خورده بود ؛ اموری مثل گرفتن سفارشات جدید و زنده کردن سفارشاتی که ناتمام رها شده اند اما به طور بالقوه قابلیت تبدیل شدن به سفارشات کامل را دارند . برای رفع این مشکل نیاز به بهبود Back-Office خود داشتند. در نتیجه تصمیم گرفتن یک سیستم customer relationship management یا CRM یا واحد ارتباط با مشتریان راه اندازی کنند تا اینگونه امور را سازماندهی کنند.
اصلاح صورت گرفته : ایجاد یک واحد ارتباط با مشتریان قوی و مستحکم برای یاری رساندن در زمینه پاسخگویی به سوالات ورودی از سمت مشتریان و همچنین جمع آوری اطلاعات از مشتریان برای تشخیص روند سفارشات و فروش برای ارزیابی عملکرد کلی شرکت . این فعالیت ها به تعیین سیاست ها و استراتژی های شرکت در آینده نیز کمک شایانی می کند . در یک برآیند کلی داشتن چنین واحدی ، به مدیریت زمان انجام پروژه ها ، بهبود رفع و رجوع سفارش ها و ارتباط سازنده با مشتری بسیار کمک می کند .
دو : سیستم مدریت سفارشات و امور مالی خود را Real Time کنید
اگر سیستم مدیریت سفارشات و امور مالی شما چیزی مانند سایت Rad Dog باشد ، به شدت نیازمند اتوماتیک کردن امور جاری شرکت و سایت خود هستید . Rad Dog سایتی است که در زمینه خدمات دهی به افرادی فعالیت می کند که حیوانات خانگی به خصوص سگ دارند . آن ها چون از برنامه ای دسکتاپ ( نرم افزاری که روی کامپیوتر نصب می شود ) برای مشتریانشان استفاده می کردند ، به شدت با مشکلاتی مثل اتلاف زمان رو به رو بودند . همچنین به علت دستی بودن کلیه فرایند های فروش و خرید و پرداخت ، امکان خطاهای انسانی بسیار بالا می رفت . همچنین استفاده از همچین سیستمی ، امکان دریافت و مشاهده اطلاعات در لحظه از میزان فروش و سفارشات را از شرکت سلب می کرد .
اصلاح صورت گرفته : آن ها با شرکت های پیمانکاری که قابلیت مشاهده و مانیتورینگ در لحظه اطلاعات سفارشات و همچنین رفع و رجوع تراکنش ها و تبادل اطلاعات مالی را به صورت اتوماتیک ارائه می دهند ، شروع به همکاری کردند . شما میتوانید با کمک گرفتن از چند نیروی کاری و برنامه نویس ، این سیستم را برای شرکت خود راه اندازی کنید یا مثل Rad Dog آن را به سایت هایی نظیر PayPal و Xero و Shopify بسپارید . چنین حرکتی ، کاهش چشمگیر خطاهای معمول را در پی دارد چرا که یک سیستم اتوماتیک به یک منبع اطلاعات در لحظه همواره متصل است و اطلاعات را به طور تجزیه و تحلیل شده در اختیار شما قرار می دهد .
سه : به سیستم های یکپارچه کننده و خدمات دهنده متصل شوید
سایت مثل KidsGoCo که خدماتی مانند نگه داری کودکان را ارائه می کند ، همانند سایت Rad Dog با مشکل ثبت و ورود اطلاعات دست به گریبان گیر است . شاید استفاده از برنامه مخصوص خود سایت و شرکت ، جالب باشد ، اما چنین برنامه هایی معمولا کامل نیستند و نیاز به تغییرات و تمییز کاری های زیادی هستند تا برای افزایش بهره وری و ایجاد رضایت مشتری مناسب شوند . از آنجایی که برنامه KidsGoCo یکپارچه و کامل نیست ، این شرکت با مشکل ورود اطلاعات مشتریان و اطلاعات سفارشات به صورت دستی ( در داخل شرکت ) رو به رو است .
پیشنهاد : اگر نمی توانید سیستمی یکپارچه و کامل را برای چنین فرایندهایی ترتیب دهید یا ترجیح می دهید برای مدیریت بهتر و تمرکز روی سایر جنبه های شرکت کار را به پیمانکاران بسپارید یا بهبود Back-Office برای شما کاری زمان بر است ، سیستم برنامه ی خود را به سایت های ارائه دهنده ی خدماتی مانند PayPal و Xero و Shopify بسپارید تا سر و ته معاملات شما را به شکلی درست به هم وصل کنند . این کار تاثیر قابل توجه و مفیدی روی کسب و کار شما خواهد گذشات
لینک های مرتبط :
ثبت ديدگاه